Antwoorden op veelgestelde vragen

Het lukt niet op in te loggen op Kampas.

• Misschien is je wachtwoord foutief. Klik op 'Wachtwoord vergeten', je ontvangt (vaak in de spam-folder) een mailtje om een nieuw wachtwoord aan te maken.

• Misschien heb je jouw mailadres nog niet bevestigd. Na registratie ontvang je een eerste bericht van info@kampas.be om te verifiëren dat je mailadres correct is. Dat doe je door te klikken op een link (die zeven dagen actief blijft). Zonder geverifieerd account kan je niet aanmelden. Ga ook in je spam-folder op zoek naar dit mailbericht. Niet te vinden? Neem contact op met info@kampas.be.

Heb je een lopende boeking maar ben je het mailadres vergeten waarmee je jouw account had aangemaakt? Mail dan naar info@kampas.be.

Heb je nog geen account op Kampas, klik dan op 'Registreer je nu'.

De uitbater vraagt om een deelnemerslijst. Kan dat wel in het kader van de bescherming van de persoonsgegevens?

Een terechte vraag, zeker in tijden waarbij terecht veel aandacht wordt geschonken aan de privacy en bescherming van persoonsgegevens. Maar een uitbater van een toeristisch logies zoals een jeugdverblijf heeft een duidelijke rechtsgrond om gegevens van elk van jullie deelnemers op te vragen. Verblijvende groepen zijn verplicht om deze gegevens waarheidsgetrouw aan te leveren.

De uitbater is gebonden aan de wet van 1 maart 2007 "houdende diverse bepalingen” (artikel 141 tot 147). Dit wordt dan nog verder toegelicht in “het koninklijk besluit van 27 april 2007 betreffende de registratie en de controle van reizigers die verblijven in een toeristische verblijfsaccommodatie”. Volgens de GDPR-regelgeving (bescherming van persoonsgegevens) moet de uitbater deze gegevens bijhouden om te voldoen aan de vermelde wetgeving (niet voor andere doeleinden).

Uitgebreide gegevens worden opgevraagd bij "elke meerderjarige en niet-begeleide minderjarige ouder dan 15 jaar". Omdat er telkens meerderjarigen aanwezig moeten zijn in een groep en alle minderjarigen bijgevolg kunnen beschouwd worden als begeleid, leggen we voor jeugdtoerisme zo de grens op 18 jaar. Vanaf de leeftijd van 18 jaar zijn volgende gegevens vereist: naam, voornaam, geboorteplaats, geboortedatum, nationaliteit en nummer identiteitskaart. Voor Belgische deelnemers volstaan naam, voornaam en rijksregisternummer. Voor kinderen tot de leeftijd van 17 jaar volstaan naam en voornaam.

Waarom kan ik (nog) geen boeking aanmaken?

• Wie een account aanmaakt op Kampas moet het gebruikte mailadres bevestigen. Je ontvangt een bericht in je mailbox (soms in de spam-folder) met een link die zeven dagen geldig blijft. Geen bericht ontvangen? Neem dan contact op via info@kampas.be.

• Al je account bevestigd, maar geen beterschap? Wie geen 18 jaar is kan geen huurcontract afsluiten en dus ook niet boeken. Bekijk dus bij je profiel of je geboortedatum correct staat ingesteld.

• Ouder dan 18 jaar en toch lukt het boeken niet? Zolang je geen bevestigd lid bent van een groep kan je geen boekingen maken. Wie lid wordt heeft inkijk in groeps- en persoonsgegevens. Wie al lid is van je groep moet dus eerst bevestigen dat jij ook mag toetreden. Elk bevestigd lid van de groep krijgt daartoe een bericht in de mailbox. Eens iemand jouw aanvraag heeft goedgekeurd kan jij zelf ook reservaties aanmaken (en de reservaties van de andere leden bekijken).

Misschien blijft elke reactie van de andere leden uit. Neem dan eens rechtstreeks contact met hen op, het bericht van Kampas is misschien in hun spam-folder terecht gekomen. Biedt ook dat geen oplossing? Mail dan naar info@kampas.be, bij voorkeur met bewijsvoering dat jij wel degelijk lid bent van de vereniging of organisatie. Kampas kan jouw lidmaatschap activeren.

Ik kan geen tweede boeking aanmaken tijdens de zomervakantie.

Klopt, waarschijnlijk wil jij voor een identieke periode verschillende locaties boeken. In juli en augustus kan elke groep maar één aanvraag indienen voor een zelfde periode. Wil je voor je groep een tweede boeking aanmaken, dan moet je wachten tot de eerste aanvraag werd goed- of afgekeurd door de uitbater. Dat is ook zo wanneer je met verschillende persoonlijke accounts actief bent voor een zelfde groep. Zo voorkomen we dat groepen onnodig verschillende periodes kunnen blokkeren voor anderen.

Ik weet nog niet zeker of we zullen boeken, maar wil wel al graag een optie nemen op een periode. Kan dat?

Het is aan elke uitbater om al dan niet in te gaan op een vraag naar een optie. Informeren kan via de knop 'contacteer uitbater'. Telefoneren kan naar de verantwoordelijke boekingen of gebruik het contactformulier en selecteer de optie 'over mijn reservatie'.

De link in het mailbericht om mijn factuur of overeenkomst te bekijken werkt niet.

Om veiligheidsredenen blijven de links in mailberichten maximaal zeven dagen geldig. Je documenten blijven altijd beschikbaar in je account. Meld je aan, klik rechts boven op de menu en selecteer 'boekingen'. Klik op je reservatie en daar kan je alle informatie en documenten terugvinden.

Ik krijg nog mailverkeer over een reservatie, maar ik ben niet meer actief in de groep waarvoor ik heb geboekt. Wat nu?

Wanneer je de boeking ooit hebt aangemaakt, blijf je de contractuele huurder op alle documenten. Het is wel mogelijk om de contactpersoon voor een boeking te wijzigen, zo zal je er voor zorgen dat anderen in de groep de informatie en documenten ontvangen. Meld je daarvoor aan op Kampas. Ga via het menu rechts boven naar 'Boekingen'. Klik op de boeking en wijzig daar de contactpersoon.

Opgelet, je kan de wijziging enkel uitvoeren naar iemand die ook lid is van je groep. De andere persoon moet dus over een account op Kampas beschikken en lid worden van de groep. Bij een aanvraag zal jij een bericht ontvangen om het nieuwe lidmaatschap te aanvaarden. Eens dat gebeurd is kan je ook de boeking overdragen.

Hoe worden de huurprijzen samengesteld?

Kampas biedt richtprijzen die pas bij opmaak van een overeenkomst definitief worden.

• Uitbaters met accommodatie in zelfkook maken die richtprijs op voor de verhuur van de hele accommodatie per nacht of per persoon per nacht. In zelfkook zijn extra kosten (energie, afval, water, e.a.) vaak niet in de huurprijs opgenomen. Bij 'extra kosten' krijg je inkijk in de eenheidsprijzen, de effectieve kost is meestal afhankelijk van het verbruik.

• Uitbaters met accommodatie in volpension maken de richtprijs op per persoon en per etmaal. Dat wil zeggen dat je een indicatie krijgt van de prijs voor de overnachting van één deelnemer met ontbijt, lunch en avondeten. De effectieve prijzen kan je altijd als offerte opvragen bij de uitbating.

Ik wil graag de prijzen zien die van toepassing zijn voor mijn soort groep, maar dat lukt niet.

Klopt, het type groep bepaalt jouw prijscategorie. We raden je aan om een persoonlijk account aan te maken op Kampas en je account ook te koppelen aan je groep. Op basis van de groepsinformatie die je bij registratie meegeeft zal Kampas de juiste prijscategorie bepalen. Log je daarna in, dan krijg je altijd de juiste (prijs)informatie te zien.

Wil je geen account aanmaken, dan kan je de prijsverschillen tussen de verschillende groepscategorieën ook nagaan. Boven de prijstabel van elke accommodatie kan je rechts het jaartal én de prijscategorie selecteren. De prijstabel wijzigt automatisch de weergave. Gebeurt dat niet, vernieuw dan even de webpagina.

We willen de locatie graag even bezoeken voor we reserveren, hoe maken we een afspraak?

De accommodatie even bezichtigen voor de eigenlijke reservatie is altijd een goed idee, zeker wanneer je er langere tijd wilt verblijven. Onze website probeert een goede inkijk te bieden op de locatie, maar enkel een plaatsbezoek garandeert de perfecte kennismaking. Kampas kan dat bezoek niet plannen, dat verloopt via de uitbating. Klik op 'contacteer uitbater'. Daar kan je een berichtje sturen aan de uitbating, selecteer bij 'Waarvoor neem je contact op': voor een bezichtiging. Gaf de uitbater een telefoonnummer op, dan verschijnt dat bovenaan het contactformulier.

Wanneer en hoe krijgen we onze waarborg terugbetaald?

Het innen en terugbetalen van een waarborg gebeurt door de uitbater of door Kampas. In het eerste geval bepaalt de uitbater ook het moment waarop je de waarborg terug krijgt gestort, vraag daar gerust naar bij vertrek. Heb je een huurcontract via Kampas, dan int Kampas ook de waarborg. Om onnodig heen-en-weer verkeer van betalingen te voorkomen, wordt die waarborg gebruikt bij de afrekening van eventuele extra kosten. Moet je waarborg terugbetaald krijgen, dan gebeurt dat binnen de veertien dagen.

De terugbetaling gebeurt op het rekeningnummer waarmee jouw groep de laatste betaling naar Kampas heeft uitgevoerd. Werk je met verschillende rekeningnummers binnen jouw groep? Dan moet je zelf de overweging maken of je beter verschillende groepen (bijvoorbeeld per tak van je jeugdbeweging) aanmaakt. Wil je het zo aanpakken, contacteer dan Kampas. Standaard aanvaarden wij geen verschillende groepen voor een zelfde vereniging.

Het is niet duidelijk, krijg ik waarborg terugbetaald of moet ik nog bijbetalen voor extra kosten?

Contacteer de uitbater om duidelijkheid te verkrijgen. Verliep je huurcontract via Kampas, dan ontvang je een voorstel tot afrekening van de extra kosten. Een negatief (onder nul) eindsaldo betekent dat je een terugbetaling zal krijgen. Na goedkeuring wordt dat voorstel een creditnota of een factuur.

Onze organisatie (school, overheid) heeft een bestelbonprocedure, hoe kunnen we dat ook voor facturen van Kampas vlot laten verlopen?

Kampas vraagt een snelle betaling, om te voorkomen dat groepen onnodig lang de kalenders blokkeren voor anderen. Een overheid of school heeft soms wat meer tijd nodig door de procedures die de betalingen van facturen vragen. Wij hebben een aanpak uitgewerkt om vlot samen te werken.

Wat als we in de groep geconfronteerd worden met COVID-19 (Corona)?

Maak de keuze om te annuleren niet té snel. Wanneer de getroffen deelnemers thuis blijven, kunnen de anderen genieten van een veilig en fijn verblijf. Overweeg je toch te annuleren, dan wordt de aanpak bepaald door de voorwaarden die je in de huurovereenkomst kan vinden. Niet erg duidelijk? Neem contact op met de uitbater.

Online geboekt via Kampas? Dan stellen de Algemene Voorwaarden bij je contract dat ziekte en/of verplichte quarantaine van één of meerdere leden van de groep (ook bij begeleiders) niet als overmacht aanzien kan worden. Opzeggen van het contract kan enkel aan de normale voorwaarden. Een overheidsverbod op meerdaagse initiatief van jouw groep kan wel als overmacht beschouwd worden.

Breng Kampas altijd via info@kampas.be op de hoogte wanneer jouw verblijf niet door zal gaan. Vermeld daarbij je dossiernummer. Wil je aanspraak maken op een overmachtsregeling, geef ons dan de nodige info over de specifieke situatie. In het geval van overmacht worden je eerdere betaling omgezet in een voucher (KAMPAS-budget), dat je binnen een periode van twee maanden kan inzetten voor één of meerdere nieuwe reservaties.

Ter volledigheid: moet je het initiatief ter plaatse stopzetten door COVID-19, dan worden geen verblijfskosten terugbetaald.