Privacyverklaring
Onze privacyverklaring
Centrum voor Jeugdtoerisme vzw (verder CJT), met maatschappelijke zetel Bergstraat 16, 9820 Merelbeke (ondernemingsnummer 0409.153.027) vindt de bescherming en het respect voor jouw privacy erg belangrijk. In onderstaande verklaringen willen we helder en transparant informeren over welke gegevens we voor het goede functioneren van onze werking verzamelen en hoe we daar zorgvuldig mee omgaan. Het spreekt voor zich dat we ons daarbij houden aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Deze verklaring is van toepassing wanneer CJT is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Als je nog vragen hebt na het doornemen van dit document, kan je ons contacteren: CJT, Bergstraat 16, 9820 Merelbeke, via e-mail naar privacy@cjt.be of telefonisch naar 09/210.57.70.
Toepassingsbereik
Deze verklaring is van toepassing wanneer je gebruik maakt van onze websites www.kampas.be of www.cjt.be. Via onze websites kan je verblijfsaccommodatie voor jeugdgroepen aanbieden of boeken, contact met ons opnemen, je inschrijven voor onze activiteiten en je aanmelden voor onze nieuwsbrief.
CJT verzamelt enkel persoonlijke gegevens die je zelf aan ons meedeelt of die derden aan ons meedelen (bv. de organisatie of vereniging die een verblijf reserveert geeft contactgegevens door). Afhankelijk van het doel vragen we je om je naam, voornaam, gsm-nummer, e-mail, postadres, vaste telefoonlijn, nummer identiteitskaart, rijksregisternummer, tijdelijke verblijfslocatie, BTW-nummer, lidmaatschap van een organisatie en/of financiële gegevens met ons te delen.
Gegevens van minderjarigen worden enkel opgevraagd van de deelnemers van verblijvende groepen (zoals wettelijk bepaald in het koninklijk besluit van 27 april 2007 betreffende de registratie en de controle van reizigers die verblijven in een toeristische verblijfsaccommodatie. -16: naam en voornaam. +16: naam, voornaam, geboorteplaats, geboortedatum, nationaliteit en nummer identiteitskaart. Voor Belgische deelnemers +16 volstaat naam, voornaam en rijksregisternummer). In uitzonderlijke gevallen vragen wij dat de ouder of wettelijke vertegenwoordiger van de minderjarige expliciete toestemming geeft voor de verwerking van de persoonsgegevens.
CJT gebruikt cookies om de surfervaring op onze websites gemakkelijker en aangenamer. Een nota over ons cookiebeleid kan je vinden op elk van onze sites. We verzamelen bovendien een aantal technische gegevens bij jouw bezoek aan onze websites of het lezen van onze nieuwsbrieven. Het gaat dan om het loggen van het gebruik van de site, zoals de datum en het tijdstip van het bezoek, het IP-adres, je browser, de onderdelen die je bezoekt.
Verwerken van je persoonsgegevens
We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doelstelling(en) waarvoor we ze verkregen hebben:
om een gebruikersaccount aan te maken (je toestemming);
om communicatie tussen uitbaters en huurders van groepsaccommodatie mogelijk te maken (je toestemming);
om deel te nemen aan onze activiteiten (je toestemming);
om onze websites toe te laten gerichte informatie te verstrekken (gerechtvaardigd belang);
om een huurovereenkomst op te kunnen maken voor het gebruik van groepsaccommodatie (contractuele basis);
om de financiële afhandeling van de huur of uitbating van groepsaccommodatie mogelijk te maken (contractuele basis);
om te voldoen aan de wettelijke vereisten verbonden aan toeristische overnachtingen (wettelijke grond);
om je te informeren over de modaliteiten van de huur of uitbating van groepsaccommodatie en de diensten die CJT daartoe aanbiedt (gerechtvaardigd belang);
om onze werking door data-analyse, monitoring en gebruikersbevraging verder te optimaliseren (gerechtvaardigd belang);
voor het informeren over gelijkaardig aanbod en dienstverlening via kanalen zoals e-mail, telefoon, post en digitale nieuwsbrief (gerechtvaardigd belang).
wanneer toezichthouders en inspecties ons hiertoe verplichten (wettelijke grond).
Doorgeven van je persoonsgegevens
De gegevens die je aan ons geeft worden aan derde partijen doorgeven als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Dat zijn in de eerste plaats de partners waarmee we samenwerken: de uitbaters van accommodatie voor jeugdgroepen en de overheidsdiensten zoals Toerisme Vlaanderen of het Departement Cultuur, Jeugd en Media. We kunnen ook persoonsgegevens doorgeven op vraag van veiligheidsdiensten in het kader van een onderzoek.
We maken bovendien gebruik van een derde partij voor de software van de administratieve en financiële verwerking van reservaties. Dat doen we ook voor het verzorgen van de internetomgeving (webhosting, mailhosting ...), voor het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service Provider), voor het verzorgen van IT-infrastructuur (servers ...) en voor het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven.
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan partners of externe dienstverleners waarmee we geen verwerkingsovereenkomst hebben afgesloten of die de zelfde bepalingen hebben overgenomen in de contractvoorwaarden. We maken hierin natuurlijk de nodige afspraken om de beveiliging van je gegevens te waarborgen.
We kunnen ook persoonsgegevens delen met derden als je ons daarvoor (schriftelijk) toestemming geeft, bv. bij persvragen of voor specifieke afspraken tussen verblijvende groepen. Je hebt het recht deze toestemming op elk ogenblik in te trekken.
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.
Bewaren van je persoonsgegevens
CJT bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met inachtneming van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding). Wanneer je gegevens drie jaar lang non-actief blijven (niet gebruikt of na het beëindigen van een samenwerking) worden je gegevens gearchiveerd. Na zeven jaar anonimiseren we ook gearchiveerde persoonsgegevens, tenzij ze relevant zijn voor de historiek van de organisatie.
Beveiligen van je persoonsgegevens
CJT neemt passende technische en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking. Zo zijn medewerkers gebonden aan een vertrouwelijkheidsclausule en hebben zij enkel toegang tot de gegevens die ze nodig hebben om hun opdracht uit te voeren. Gegevens worden beschermd door wachtwoorden die regelmatig wijzigen. We beschermen natuurlijk ook onze digitale en papieren databanken. Mocht er zich toch een incident voordoen waarbij je gegevens betrokken zijn, dan verwittigen we je zoals de wet voorschrijft.
En je rechten
Je kan CJT altijd vragen welke gegevens wij over je verwerken. Je kan ze verbeteren en laten wissen. Als gebruiker van onze website www.kampas.be kan je persoonsgegevens op elk moment aanpassen door aan te melden. Je toestemming voor de verwerking van je persoonsgegevens kan je intrekken. Bovenaan deze privacyverklaring staat hoe je contact met ons kan opnemen.
Wij vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Om je identiteit te controleren vragen we om een kopie van de voorzijde van je identiteitskaart toe te voegen aan je vraag. We raden je sterk aan om daarbij de pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.
Bij klachten
Mocht je een klacht hebben over de verwerking van persoonsgegevens, dan vragen we hierover direct contact met ons op te nemen via bovenstaande contactgegevens. Je hebt bovendien altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, dat is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Wijziging van deze verklaring
CJT kan de privacyverklaring wijzigen. Van elke wijziging zullen we een aankondiging doen op onze websites. Oudere versies van onze privacyverklaring zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een e-mail (privacy@cjt.be) als je die wil raadplegen.
Laatste update op 9 augustus 2022